Zoom Phoneで外線通話を利用する際はZoom Webポータル上より電話番号の発行リクエストを行います。そのリクエストを実施する前にご契約頂いているZoomアカウントの緊急連絡先を設定する必要がありますが、その際に会社情報、また会社の住所情報をZoom社にて確認するために、本人確認としてKYC(Know Your Customer)プロセスをお客様側で実施します。
当KYCプロセスを通じ、Zoom Phoneを利用する会社情報、またお客様に割り当てるべき地理的電話番号範囲の確認が行われます。
当記事ではKYCプロセスにおいて必要な書類、またKYCプロセスのフローについて記載を行います。
当記事は以下の内容を含んでいます。
KYCプロセスで必要な書類
KYCプロセスの際、お客様の会社情報を確認するため以下の書類が必要となります。
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会社代表者の本人確認書類、もしくは申し込み担当者の本人確認書類
以下いずれかの書類のご用意をお願いいたします。- 運転免許証
- マイナンバーカード
- 上記以外で担当者の住所、生年月日、本人写真が記載されている政府機関発行の証明書
- 法人の登記事項証明書(履歴事項全部説明書)もしくは印鑑登録証明書(会社名称、加えて本店もしくは主たる事業所の所在地に関して記載のあるもの)※発行日が6カ月以内のもの
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住所証明
登記事項証明書にて記載されている住所と異なる地域の市外局番の追加をご希望の場合、公共料金の請求書等、該当の拠点と住所情報が一致する書類をご用意頂く必要がございます。
(例:登記事項証明書にて記載されている住所は東京都だが、関西事業所にて市外局番である06の番号を利用したい場合、その関西事業所の住所証明書を提出頂く必要がございます) -
取引時確認宣誓書
Zoom社から送付されるKYCプロセスに関するメールに宣誓書のフォームが添付されておりますので、そちらをダウンロード頂き、会社代表者、もしくは申し込み担当者自身にて氏名、署名、日付欄への記載をお願い致します。 -
会社代表者の委任状
契約者(会社代表者)と申し込み担当者の名義が異なる場合は会社代表者の委任状の提出が必要となります。会社代表者の実印が押印された委任状をご準備ください。
(委任状のテンプレートはZoom社から送付されるKYCプロセスに関するメールに添付されています)
KYCプロセスの申し込みフロー
以下の手順にてKYCプロセスを実施します。
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KYCプロセス申し込み
KYCプロセスの実施申し込みを行います。こちらに関しては弊社等のZoom代理店にて対応する形となっております。そのためお客様にて特に実施頂く作業等はございません。 -
Zoom社からのメール受信および日程調整
代理店側での申し込みが完了した後、Zoom社担当者よりKYCプロセスの必要書類、また後述するミーティングの日程調整に関するメールが届きます。こちらのメールに返信する形で日程調整を行い、またそれと並行して必要書類の準備を進めていきます。 -
必要書類の準備
上記必要書類の準備を行います。 -
Zoomミーティングの実施
必要書類の準備が完了しましたら、それらの書類の原本確認のため、Zoom社担当者とのミーティングを行います。当ミーティングでは宣誓書以外の書類をカメラにて直接映し、Zoom社担当者の方で目視確認を実施します。所要時間としては10分~15分程度となります。
注:カメラ越しに書類を直接映すため、バーチャル背景を設定していると各書類が正常に表示されない場合がございます。そのためバーチャル背景設定を前もって[None]にしておくことが推奨されます。 -
必要書類のアップロード
ミーティングの実施後、Zoom Webポータルより必要書類のアップロードを行います。
アップロード手順は以下の通りです。- Zoom Webポータルにサインインします。
- [番号管理]>[Phone Numbers]の順にクリックします。
- [関連機能]のプルダウンより、[事業者住所と書類]をクリックします。
- [住所を追加]をクリックします。
- [プロダクト:電話]、[国/地域:日本]を選択します。
- 発行する番号によって合致する番号タイプを選択し、住所を入力します。
050番号を発行する場合:「発行方有料: 非地理的」を選択します。
0ABJ番号を発行する場合:「発行方有料: 地理的」を選択します。
注:アップロード可能なファイルサイズは合計で10MBです。
アップロードする書類の詳細とアップロードする箇所の対応は以下となります。
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Proof of ID Director or of Authorized Company Representative:
会社代表者の本人確認書類、もしくは申し込み担当者の本人確認書類(運転免許証、マイナンバーカード、または住所・生年月日・本人写真が掲載された政府機関発行の証明書のいずれか) -
Proof of Address:
登録する住所の住所証明書類※会社の登記情報と一致する場合は、登記事項証明書が利用可能です。 -
Company registration Documents:
法人の登記事項証明書(履歴事項全部説明書)もしくは印鑑登録証明書※発行6カ月以内のもの -
Know-Your-Customer Declaration:
KYCプロセスに関する誓約書※アップロード画面からテンプレートの取得が可能です。 -
Power of Attorney Document:
会社代表者の実印が押印された委任状※契約者(会社代表者)と申し込み担当者の名義が異なる場合のみ必要です。こちらもアップロード画面からテンプレートの取得が可能です。
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Proof of ID Director or of Authorized Company Representative:
- 登録操作が完了すると、住所一覧に表示されます。
- Zoom社による書類の確認が行われ、問題ないことが確認されると認証ステータスが「保留中」から「認証済み」に変わります。
この記事は「Japan KYC Operational Process」を元に、弊社にて実際に当プロセスを実施した内容を交え作成しました。
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