訪問者用の招待を作成することで、オフィスへの招待を行うことができます。また、訪問者が招待を受け取ったかどうかを追跡することもでき、訪問者がまだ招待を開いていない、もしくは登録を完了していない場合は、招待を再送信することもできます。さらに、送信した招待を削除することも可能です。招待を行った訪問者がオフィスに到着すると、チームチャットやメールから通知を受け取ることも可能です。

この記事は以下の内容を含んでいます。

• [訪問者招待]機能へのアクセス
• 訪問者関連のページを表示する
  • [開催予定]のタブを表示する
  • [履歴]のタブを表示する
• 招待を作成する
  • 訪問者が一人の場合
  • 訪問者が複数の場合
• 作成した招待を管理する
  • 招待を編集する
  • 招待を削除する
• 訪問者のチェックインを行う
• 登録が完了した訪問者向けにワークスペースの予約を行う
  • ワークスペースを予約する
  • ワークスペースの予約を削除する
• バッジの印刷を行う
  • 訪問者が一人の場合
  • 訪問者が複数の場合

前提条件

• Basic、Pro、Business、Education、Enterpriseアカウントのいずれか
• Visitor Managementライセンス
• アカウント内で訪問者管理機能が有効になっていること

[訪問者招待]機能へのアクセス

1. Zoom Webポータルにサインインします。
2. ナビゲーションメニューより、[ワークスぺ―ス]、[訪問者招待]を選択します。
   

訪問者関連のページを表示する

[訪問者招待]セクションへのアクセスを行った後、招待に関するページの表示、また管理が可能になります。

[開催予定]のタブを表示する

[開催予定]のページには以下の情報が表示されます。

• 日時:訪問者が訪れる予定時間が表示されます。
• ホスト名:招待を行ったZoomユーザーの名前が表示されます。
• 訪問者の名前:訪問者が登録した名前とメールアドレスが表示されます。
• 組織(オプション):訪問者の所属組織が表示されます。
• 場所:訪問者が招待されたロケーションが表示されます。
• ステータス:訪問者の現在の状態が表示されます。上記画像の例だと[登録待機中]であり、訪問者側にて登録作業を実施する必要があります。
  • 上記画像のように[登録待機中]ステータスの場合、[リマインダーを送信]を選択することで訪問者に再度招待通知がメールにて送信されます。
• ワークスペース:訪問者用に予約されたワークスペース、予約を行っていない場合は[予約]ボタンが表示されます。また[登録待機中]ステータスの場合、登録完了後に予約する必要があると表示されます。
  

なお[開催予定]に関してはフィルタリングを行うことが可能です。以下にその手順を記載します。

• カレンダーアイコンを選択して、特定の日付範囲(開始日から終了日まで)を指定します。
• [場所]ドロップダウンから、検索を行いたいロケーションを選択します。
• [全ステータス]ドロップダウンで、フィルタリングしたい招待のステータスタイプ([全ステータス]、[登録待機中]、[登録完了]、[チェックイン済み])を選択します。
• 検索バーにキーワードを入力し、条件に当てはまる招待を検索します。
  

[履歴]のタブを表示する

[履歴]のページでは以下の情報を確認可能です。

• 日時:訪問者が訪れる予定時間が表示されます。
• ホスト名:招待を行ったZoomユーザーの名前が表示されます。
• 訪問者の名前:訪問者が登録した名前とメールアドレスが表示されます。
• 組織(オプション):訪問者の所属組織が表示されます。
• 場所:訪問者が招待されたロケーションが表示されます。
• ステータス:過去の訪問に関する状態が表示されます。上記画像の例だと、予約がやキャンセル済みであることが確認できます。
• ワークスペース:訪問者用に予約されたワークスペース、また予約を行っていない場合は"N/A"として表示されます。

なお[履歴]に関してもフィルタリングを行うことが可能です。以下にその手順を記載します。

• カレンダーアイコンを選択して、特定の日付範囲(開始日から終了日まで)を指定します。
• 検索バーにキーワードを入力し、条件に当てはまる招待を検索します。
• [場所]ドロップダウンから、検索を行いたいロケーションを選択します。
• [全ステータス]ドロップダウンで、フィルタリングしたい招待のステータスタイプ([全ステータス]、[キャンセル済み]、[訪問完了]、[非表示])を選択します。
  

招待を作成する

注:訪問者招待を初めて使用する時、または一件も訪問者の招待を設定していない場合、訪問者招待のページは空白で表示されます。

訪問者が一人の場合

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. [招待を作成]を選択します。
   
4. 1人の訪問者に1つの招待を作成するには、[単一]タブを選択します。
   
   
5. 以下の招待に関する情報を入力します:
   
   
   • サイトの場所:ドロップダウンメニューを選択して、招待を行うロケーションを選択します。
   • 日付:カレンダーから訪問日を選択します。
   • 時間:ドロップダウンメニューから訪問時間を選択します。
   • 訪問者のフルネーム:訪問者のフルネームを入力します。
   • 訪問者のメールアドレス:訪問者のメールアドレスを入力します。
   • 訪問者の組織の名称(オプション):訪問者の組織名を入力します。
   • 管理者への非公開メモ(オプション):アカウント管理者に送信するメモを入力します。メモは非公開で、訪問者には表示されません。アカウントオーナーまたは管理者は、[See notes]よりメモを見ることができます。
     注:最大500文字です。
     
     
6. (オプション)招待メールをプレビューするには、プレビューを選択します。
   
   
7. 招待が完成したら、送信を選択します。

作成された招待は[開催予定]タブに表示されます。招待が送信されると、登録されたメールアドレスに確認メールが届きます。

訪問者が複数の場合

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. [招待を作成]を選択します。
4. 一度に複数の訪問者に招待を送る場合、[複数]タブを選択します。
   
   
5. 以下画像のように招待を行う訪問者に関する表が表示されますので、各行に必要な情報を入力します。
   
   
   • サイトの場所:ドロップダウンメニューを選択して、招待を行うロケーションを選択します。
   • 日付:カレンダーから訪問日を選択します。
   • 時間:ドロップダウンメニューから訪問時間を選択します。
   • 訪問者のフルネーム:訪問者のフルネームを入力します。
   • 訪問者のメールアドレス:訪問者のメールアドレスを入力します。
   • 訪問者の組織の名称(オプション):訪問者の組織名を入力します。
   • 管理者への非公開メモ(オプション):アカウント管理者に送信するメモを入力します。メモは非公開で、訪問者には表示されません。アカウントオーナーまたは管理者は、[See notes]よりメモを見ることができます。
     注:最大500文字です。
6. 情報の入力が完了したら、[送信]を選択します。

作成された招待は[開催予定]タブに表示されます。招待が送信されると、登録されたメールアドレスに確認メールが届きます。

CSVファイルをアップロードし、複数訪問者に対する招待を作成する

CSVファイルをアップロードすることで、複数の訪問者に対する招待を作成することが可能です。

こちらを実施する場合は上記の手順にて複数ユーザーへの招待を作成する画面にて、[Import File]を選択します。

上記を選択すると、ポップアップウィンドウが表示されるので、アップロードを行うファイルを選択します。
なお赤枠の[Download CSV sample]を選択することでサンプルのCSVファイルがダウンロード可能です。

アップロード完了後、訪問者に関する情報がポータル上に表示されます。

作成した招待を管理する

招待を編集する

注:訪問者がチェックインした後は、招待を編集することはできません。

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 編集したい招待の右側にある鉛筆アイコンを選択します。
   
4. 招待の情報を編集します。
5. 招待の編集が完了したら、[再送信]を選択します。
   
   確認ウィンドウが表示され、招待が更新された新しいメールが訪問者に送信されることが通知されます。
   [確認]を選択します。
   
6. (オプション)招待メールをプレビューするには、プレビューを選択します。

招待を削除する

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 削除したい招待の右側にある三点リーダー[…]を選択し、[招待をキャンセル]を選択します。
   
   確認ウィンドウが表示され、この招待が削除され、訪問者にキャンセルメールが送信されることが通知されます。
   [確認]を選択します。
   

訪問者のチェックインを行う

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 訪問者側での登録が完了すると、[ステータス]列が[登録完了]に変更されます。
   その下にある[訪問者をチェックイン]を選択します。
   訪問者がチェックインされます。
   
   

登録が完了した訪問者向けにワークスペースの予約を行う

ワークスペースを予約する

訪問者が招待登録を完了すると、その訪問者用のワークスペースを予約可能になります。

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 登録が完了した招待の右側にある[予約]を選択します。
   
   Zoom Webポータルの[ワークスペース予約]セクションが表示されます。
4. フロアマップで、利用可能なワークスペースを予約します。
   予約したワークスペースは、Webポータル上の招待の右側に表示されます。予約完了後、[ワークスペース]列の下に予約を行ったワークスペースのリンクが表示されます。選択すると、予約を行ったワークスペースのフロアマップが表示されます。
   

ワークスペースの予約を削除する

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 既に予約を行っているワークスペースのリンクを選択します。
   予約を行ったワークスペースのフロアマップが表示されますので、予約の削除を行います。
   

上記実施後、ワークスペースの列に再度[予約]ボタンが表示されます。

バッジの印刷を行う

アカウントオーナーまたは管理者が訪問者のバッジ印刷を許可している場合、招待が確定した後(訪問者が招待登録を完了した後)にバッジを印刷することができます。

訪問者が一人の場合

ステータスの列よりそれぞれのバッジを印刷する

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]、または[履歴]タブを選択します。
3. [ステータス]の列より、[バッジを印刷]を選択します。
   
4. バッジのプレビューが表示されます。
   
5. プレビューウィンドウで、印刷を選択します。

チェックボックスを選択してバッジを印刷する

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 管理したい招待の左側にあるチェックボックスを選択します。
   
4. ページの上部で、バッジの印刷を選択します。
   バッジのプレビューが表示されます。
5. プレビューウィンドウで、印刷を選択します。

訪問者が複数の場合

1. [訪問者招待]タブにアクセスします。
2. [開催予定]タブを選択します。
3. 管理したい複数の招待の左側にあるチェックボックスを選択します。
   すべての招待を選択するには、ページ上部の訪問日の左側にあるチェックボックスを選択します。
   
   
4. ページ上部で、バッジの印刷を選択します。
   バッジのプレビューが表示されます。
5. プレビューウィンドウで、印刷を選択します。

この記事は「Managing the Visitor Management Invitations tab」を元に作成されました。

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