Zoom内に実装されているVisitor Management機能にて、Zoom Webポータル、やZoomデスクトップクライアントで訪問者に招待メールを送信し、事前登録が可能です。さらにWorkspace Reservationを活用して、訪問者とのミーティング場所を予約することもできます。
上記のように事前に招待を行っていない場合でもキオスク端末を配置することにより、例えば会社に訪れたお客様がそのキオスク端末上から訪問者登録を行い、アポイントを行っているZoomユーザーへの通知を行うといった来社管理を行うといった運用にも対応しています。
本記事ではキオスク端末の設定を行い、実際に登録者管理を行うまでの手順を記載致します。
この記事は以下の内容を含んでいます。
前提条件
- Pro, Business, Education, Enterpriseのいずれかが紐づけられたアカウント
- アカウントオーナーまたは管理者権限
- Zoom Roomsライセンス
- Visitor Managementライセンス
-
Zoom Rooms for Touch
注:タッチディスプレイが接続されていないデバイスではキオスクモードは利用できませ- Windows：5.16.0以上
- Zoom Rooms Appliance：5.16.0以上
- iPad：5.16.0以上
キオスク端末の設定を行う
今回はキオスク端末としてNeat Frameデバイスを利用します。
- キオスクとして利用するNeat Frame端末をZoom Roomsに割り当てます。
- 該当のZoom Roomsの[ルーム設定]を選択します。
- ルームタイプを[キオスク]として設定します。
- ページ上部の[キオスク]タブを選択します。
[キオスクを設定したい機能を選択します]の項目にて[訪問者]にチェックを入れます。
キオスクのプレビュー画面に[訪問者登録]の項目が追加されますので、そちらを選択します。 - 下記画面が表示されますので、[訪問者登録]を選択します。
以下のように訪問者登録の設定に関するウィンドウが表示されますので設定を行ったのち、[保存]を選択します。- [場所を割り当てる]:該当のルーム内に割り当てられたキオスク端末からどのロケーションに対する訪問者の登録を行うかを設定します。
- [通知受付を割り当てる]:キオスク端末から登録が行われた際に通知を行うユーザーを指定します。
- 設定が完了したら再度[保存]を選択します。
上記を行うことで、実際のキオスク端末(Neat Frame)上にも、Zoom Webポータル上で設定した内容が反映されます。
訪問者登録を行う
設定を行ったNeat Frame端末より実際に訪問者登録を行います。
- [訪問者]のタブをタッチします。
- [訪問者登録]をタッチします。
- 以下のように訪問者自身の情報(名前、メールアドレス等)を入力します。
- 訪問先のZoomユーザーの名前を入力します。
以下のようにユーザー名の自動入力機能に対応しています。
ユーザー名の入力が完了したら[次へ]を選択します。 - 訪問者様のプロフィール写真を撮影します。
Neat Frameの場合、内蔵のカメラにてその場で写真を撮ることが可能です。 - 登録が完了した旨が表示されます。
上記まで完了すると訪問先として指定されたユーザーのメールアドレスに通知が行われ、Zoom Webポータル上でもチェックイン済みの状態として表示が行われます。
Zoomユーザーは従来通り訪問が完了した段階で訪問者のチェックアウト処理が可能であり、また登録を行った訪問者向けにワークスペース予約を行うことが可能です。
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