Zoomサービス、特にZoom Phoneを利用する上で連絡先の検索は避けては通れないプロセスであり、そのためアカウント内ユーザーの検索のしやすさというのはZoomの実運用を行う上でも考慮すべき要素となっています。
こちらの記事ではそのようなユーザーの検索性を向上させるためのベストプラクティスについて記載します。
この記事は以下の内容を含んでいます
ユーザーを検索しやすくするには？
Zoomユーザーに対して、以下のように姓名、また表示名を設定することが可能です。
上に太字で表示されている"達夫"が名、"吉田"が姓です。
下の方に薄く表示されている"[Sales]Yoshida"というのが表示名となっています。
上記の通り、姓名と表示名がそれぞれ設定されていますが、これらの設定は連絡先検索を行う際、以下のように機能します。
- 姓名:検索の対象
- 表示名:検索の対象になり、また検索を行った際に実際に表示される名前
上記のテスト用ユーザーについてZoomアプリで連絡先の検索を行った場合、ユーザーの姓(吉田)、
名(達夫)、表示名の一部(Sale)のそれぞれにて検索が可能ですが、いずれの場合でも検索結果として表示されるのは表示名として設定されている"[Sales]Yoshida"となっています。
そのため本セクションの主題にもなっている"ユーザーを検索しやすくするには？"への対応策として、
"姓"、"名"、"表示名"の全て、少なくともいずれか一つを管理者側で管理し、ユーザー側での変更を制限する、というのが挙げられます。
連絡先の管理方法
以下セクションにて、上述の連絡先検索に関わる要素をユーザー側で変更させない方法を記載します。
Zoom Webポータル上で制限を行う
以下手順により、ユーザー側での姓、名、表示名の変更を制限することが可能です。
- 管理者権限にてZoom Webポータルにサインインします。
- 左側のナビゲーションメニューより[詳細]、[セキュリティ]を選択します。
- [セキュリティ]のセクションにて[ユーザーがユーザー名、プロフィール画像、サインイン メール、ホストキーを変更できないようにする]の項目を有効化し、その後[名前(ファーストネームとラストネーム)]にチェックを入れます。その後[保存]を選択します。
上記設定により姓、名、表示名がグレーアウトし、ユーザー側での変更が行えなくなります。
なお管理者ユーザーの場合は、[ユーザー管理]、[ユーザー]を選択し、対象のユーザーを選択することで以下のように変更を行うことが可能です。
SSOのSAMLレスポンスマッピングを利用して管理する
ZoomへのサインインにSSOを設定している場合、SAMLレスポンスマッピングを設定することで、IdP側にて設定されている姓、名、表示名をZoom側に連携することが可能です。
これを利用することでユーザーの姓名、表示名の一貫した管理が可能になり、またZoom Webポータル側での操作が必要なくなるため管理にかかる手間を省くことが可能です。
Zoomでのシングルサインオン、またSAMLレスポンスマッピングの設定については以下の弊社記事をご確認ください。
以下はSAMLレスポンスマッピングの設定を行った際の一例になります。
[各SSOログインで更新]を有効化することで、ユーザーがサインインを行うたびにIdP側の設定がZoomに反映されます。
上記設定を行った場合、自動的に表示名の変更が行えなくなります。
姓、名についてはユーザー側で設定変更です(変更した場合でも次回SSOサインイン時にIdP側の設定が適用されます)
SSOでの管理を行う場合でも姓、名の設定変更をユーザー側に行わせないようにする場合は上記セクションの手順にてZoom Webポータル上にて制限を行ってください。
注:SAMLレスポンスマッピングの設定を行う場合、"名"、"姓"、"表示名"設定はそれぞれ独立したものとなっています。例えば以下のように"名"、"姓"にのみSAML設定を行っていた場合、SSOでのサインイン時に変更されるのはZoom側のユーザーの姓、名のみであり、表示名については変更されません。
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