ミーティングをスケジュールする方法について

2024年12月03日 01:30
更新

概要

Zoomでは、複数の方法でミーティングのスケジュールをすることができます。ホストは、ミーティングの制御を行うことができますが、管理者がアカウント設定、グループ設定で機能を制限されている場合もあります。この記事では以下の内容について説明します。

Zoomデスクトップクライアントまたはモバイルアプリからスケジュール作成する
Zoom Webポータルからスケジュール作成する
他の人のスケジュールを作成する - Executive AssistantsのPDFガイド（Outlook、Google）

プラグインと拡張機能を使用してスケジュールする手順については、以下を参照してください。

Zoomデスクトップアプリからのスケジュール

Zoomデスクトップアプリを開き、Zoomにサインインします。
[スケジュール]アイコンをクリックし、予約画面を開きます。
ミーティング設定を行います。これらのオプションの一部は、アカウント設定、またはグループ設定により使用できない場合があります。
- トピック： ミーティングのトピック、または名前を入力します。
  - 開始：ミーティングを開始する日時を選択します。予定された時間より前であれば、いつでもミーティングを開始できます。また、手動で時間を入力することもできます。例えば、分のフィールドに「15」と入力することで、15分単位でのスケジュールが可能です。
  - 経過時間：会議のおおよその時間を設定します。この値はスケジュール作成にのみ影響し、ここで設定した時間を経過してもミーティングは終了しません。
  - 定期的なミーティング：定期的なミーティングとしてスケジュールする場合に有効化します。なお、定期的なミーティングでは、ミーティングIDは固定されます。
  - タイムゾーン：デフォルトでは、Zoomがインストールされているコンピュータのタイムゾーンが選択されます。変更する場合にはプルダウンから別のタイムゾーンを選択します。
- ミーティングID
  - 自動生成：一意なミーティングIDをランダムに生成します。
  - パーソナルミーティングID：パーソナルミーティングIDを利用してスケジュールを行います。
- セキュリティ
  - パスコード：ミーティングに参加するためのパスコードを入力します。この設定を有効化すると、参加者はパスコードを入力しなければミーティングに参加することはできません。
    注意：パスコードは、管理者が設定した要件を満たす必要があります。
  - 待機室：ミーティングの待機室機能を有効にします。
- ビデオ
  - ホスト：ミーティングに参加する時、ホストがビデオをオンにするかどうかを選択します。オフを選択した場合でも、ホストはビデオをオンにして参加することができます。
  - 参加者：ミーティングに参加する時、参加者がビデオをオンにするかどうかを選択します。オフを選択した場合でも、参加者はビデオをオンにして参加することができます。
- オーディオ：ユーザーがオーディオに参加する方法を設定します。[電話]、[コンピュータのオーディオ]、[電話とコンピュータのオーディオ]のいずれかから選択できます。アカウントで有効になっている場合には[サードパーティ製オーディオ]も選択できます。
  また、[オーディオ]で電話による参加が許可されている場合には、[編集]をクリックして、招待状に含めたいダイヤルインできる国を選択します。デフォルトでは、これには[設定]>[電話]の[グローバルダイヤルインの国/地域]に記載されている国や地域が表示されます。
- カレンダー：ミーティングのスケジュール後、参加者へ招待状を送信するためのカレンダーサービスを選択します。
  - Outlook：Outlook、Windowsメール、iCalで開くことのできるics形式のファイルを生成します。
  - Googleカレンダー：ブラウザを起動し、Googleカレンダーに予定を記入できます。
  - その他のカレンダー：招待状の内容が表示されたウィンドウを開きます。ここで内容をコピーすることができます。
- 詳細オプション
  - ホストより前の参加を有効にする：参加者は、ホストがミーティングを開始する前にミーティングに参加できるようになります。
  - エントリー時に参加者をミュート：[ホストより前の参加を有効にする]が無効になっている場合に、ミーティングに参加したユーザーをミュートします。参加者はミーティングに参加後、自分自身でミュートを解除できます。
  - 認証されているユーザーしか参加できません：サインインしているユーザーのみ参加できるようにするなど、認証されたユーザーだけがミーティングに参加できるように制限をかけます。
  - ミーティングを自動的にレコーディングする：ミーティングを自動的に録画します。Zoomがインストールされているコンピュータ上に保存するか、クラウド上に保存するかを選択可能です。
  - 特定の国/地域からのユーザーのエントリを承認またはブロック：特定の国/地域からの参加者が会議に参加することを許可するか、特定の国/地域からの参加者の参加をブロックすることができます。
  - スケジュール対象：サインインユーザーに別のユーザーの代理スケジュール権限がある場合に、別のユーザーをホストとするミーティングとして予約することができます。
  - 代替ホスト：ライセンスが割り当てられた別のユーザーのメールアドレスを入力すると、ミーティング予約者が不在でもミーティングを開始できるようにできます。
[保存]をクリックして完了し、選択したカレンダーを開きます。

注：

定期的なミーティングをスケジュールする場合は、連携先のカレンダーで定期的な予定として設定する必要があります。
[他のカレンダー]を選択すると、日時、ミーティングURLといった、スケジュールされたミーティング情報をコピーし、招待者に送るメールに貼り付けることができます。

Webポータルからのスケジュール

Zoomポータルにサインインし、[ミーティング]ページから[ミーティングをスケジューリング]を選択します。
ミーティングオプションを選択します。これらのオプションの一部は、アカウント設定、またはグループ設定により、使用できない場合があります。
- トピック： ミーティングのトピック、または名前を選択します。
- 説明：ミーティングの説明を入力します。
- 開催日時：ミーティングを開始する日時を選択します。予定された時間より前であれば、いつでもミーティングを開始できます。また、手動で時間を入力することもできます。例えば、分のフィールドに「15」と入力することで、15分単位でのスケジュールが可能です。
- 所要時間：会議のおおよその所用時間を設定します。この値はスケジュール作成にのみ影響し、ここで設定した時間を経過してもミーティングは終了しません。
- タイムゾーン：デフォルトではZoomはプロフィールに記載されているタイムゾーンが記載されます。変更する場合にはプルダウンから別のタイムゾーンを選択します。
- 定期ミーティング：定期的なミーティングとしてスケジュールする場合に有効化します。定期的なミーティングでは、ミーティングIDは固定されます。このオプションにチェックを入れた場合、繰り返しのオプションが開きます。
  - 再実施：ミーティングの繰り返し頻度、毎日、毎週、毎月、固定時刻なしのいずれかから選択します。最大50回まで繰り返せますが、50回を超えて繰り返す必要がある場合は、[固定時刻なし]オプションを選択します。
  - その他の再実施オプションは、ミーティングの繰り返し頻度によって異なります。設定された回数後にミーティングが終了する、または特定の日付に定期ミーティングが終了するように設定することも可能です。
- 登録：ミーティングに登録が必要な場合、このオプションにチェックマークを入れます。参加URLの代わりに、登録URLが提供されます。ミーティングの登録に関して詳しくお読みください。
- スケジュール対象：サインインユーザーに別のユーザーの代理スケジュール権限がある場合に、別のユーザーをホストとするミーティングとして予約することができます。
- ミーティングID
  - 自動生成：一意なミーティングIDをランダムに生成します。
  - パーソナルミーティングID：パーソナルミーティングIDを利用してスケジュールを行います。
- セキュリティ
  - パスコード：ミーティングに参加するためのパスコードを入力します。この設定を有効化すると、参加者はパスコードを入力しなければミーティングに参加することはできません。
    注意：パスコードは、管理者が設定した要件を満たす必要があります。
  - 待機室：ミーティングの待機室機能を有効にします。
- ビデオ
  - ホスト：ミーティングに参加する時、ホストがビデオをオンにするかどうかを選択します。オフを選択した場合でも、ホストはビデオをオンにして参加することができます。
  - 参加者：ミーティングに参加する時、参加者がビデオをオンにするかどうかを選択します。オフを選択した場合でも、参加者はビデオをオンにして参加することができます。
- 音声：ユーザーがオーディオに参加する方法を設定します。[電話]、[コンピュータ音声]、[両方]のいずれかから選択できます。アカウントで有効になっている場合には[サードパーティ製オーディオ]も選択できます。
  - ダイヤル発信元：[音声]で電話による参加が許可されている場合には、[編集]をクリックして、招待状に含めたいダイヤルインできる国を選択します。デフォルトでは、これには[設定]>[電話]の[グローバルダイヤルインの国/地域]に記載されている国や地域が表示されます。
- ミーティングオプション
  - ホストの前の参加を有効にする：参加者は、ホストがミーティングを開始する前にミーティングに参加できるようになります。
  - 入室時に参加者をミュートする：[ホストより前の参加を有効にする]が無効になっている場合に、ミーティングに参加したユーザーをミュートします。参加者はミーティングに参加後、自分自身でミュートを解除できます。
  - 認証されているユーザーしか参加できません：サインインしているユーザーのみ参加できるようにするなど、認証されたユーザーだけがミーティングに参加できるように制限をかけます。
  - ブレイクアウトルームの事前割り当て：参加者のメールアドレスを把握している場合に、ブレイクアウトルームの部屋の割り当てを事前に行うことができます。
  - クラウドにミーティングを自動記録：ミーティングを自動的に録画します。Zoomがインストールされているコンピュータ上に保存するか、クラウド上に保存するかを選択可能です。
  - 追加のデータセンターの地域をこのミーティングに対して有効化：この設定で選択したデータセンターをデータの経由地として利用できるようになります。
- 代替ホスト：ライセンスが割り当てられた別のユーザーのメールアドレスを入力すると、ミーティング予約者が不在でもミーティングを開始できるようにできます。
[保存]をクリックして完了します。
完了したら、カレンダーオプションを選択してスケジュールされたミーティングをカレンダーに追加するか、[招待状をコピーする]を選択してZoomミーティングに招待状を送ります。

[招待状のコピー]を開くと招待状全文が表示され、これをコピーしてメールに貼り付けることができます。

Zoomモバイルアプリからのスケジュール

Zoomモバイルアプリにサインインします。
[スケジュール]をタップします。
ミーティングオプションを選択します。これらのオプションの一部は、アカウント設定、またはグループ設定により、使用できない場合があります。
- トピック：ミーティングのトピック、または名前を入力します。
- ミーティング開始日時：ミーティングの日時を選択します。
- ミーティング時間：ミーティングのおおよその所要時間を選択します。この値はスケジュール作成にのみ影響し、ここで設定した時間を経過してもミーティングは終了しません。
- タイムゾーン：デフォルトでは、デバイスのタイムゾーン設定を使用します。この項目をタップすることで別のタイムゾーンに変更することもできます。
- 繰り返し：定期的なミーティングとしてスケジュールする場合に有効化します。なお、定期的なミーティングでは、ミーティングIDは固定されます。
- カレンダー：予定を登録するカレンダーを選択します。
- 個人ミーティングIDを使用：パーソナルミーティングIDを使用する場合はこちらを選択します。このオプションを選択しない場合、ミーティングIDがランダムに生成されます。
- セキュリティ
  - ミーティングパスコードが必要：この設定を有効化すると、参加者はパスコードを入力しなければミーティングに参加することはできません。
  - パスコード：ミーティングに参加するためのパスコードを設定します。
    注意：パスコードは、管理者が設定した要件を満たす必要があります。
  - 待機室：ミーティングの待機室機能を有効にします。
- ミーティングオプション
  - ホストビデオオン：ミーティングに参加する時、ホストがビデオをオンにするかどうかのデフォルトの設定を選択します。オフを選択した場合でも、ホストはビデオをオンにして参加することができます。
  - 参加者の動画オン：ミーティングに参加する時、参加者がビデオをオンにするかどうかのデフォルトの設定を選択します。オフを選択した場合でも、ホストはビデオをオンにして参加することができます。
  - オーディオオプション
    - 音声接続を選択する： ユーザーがオーディオに参加する方法を設定します。[電話]、[コンピュータ音声]、[両方]のいずれかから選択できます。アカウントで有効になっている場合には[サードパーティ製オーディオ]も選択できます。
    - ダイヤルイン国または地域を選択：[音声接続を選択する]で電話による参加が許可されている場合には、[編集]をクリックして、招待状に含めたいダイヤルインできる国を選択します。デフォルトでは、これには[設定]>[電話]の[グローバルダイヤルインの国/地域]に記載されている国や地域が表示されます。
  - 詳細オプション
    - ホストの前の参加を許可：ホストが参加する前に参加者がミーティングに参加できるようにします。
    - ミーティングへの参加を許可：[全員]、または[認証済みのユーザーのみが参加可能]のどちらかから、ミーティングに参加できるユーザーを選択します。[認証済みのユーザーのみが参加可能]を選んだ場合には認証オプションを選択できます。
    - ミーティングを自動的にレコーディングする：ミーティングを自動的に録画します。Zoomがインストールされているスマートフォン上に保存するか、クラウド上に保存するかを選択可能です。
    - スケジュール対象：別サインインユーザーの代理スケジュール権限がある場合に、別のユーザーをホストとするミーティングとして予約することができます。
    - 代替ホスト：ライセンスが割り当てられた別のユーザーのメールアドレスを入力すると、ミーティング予約者が不在でもミーティングを開始できるようにできます。
[保存]をクリックしてスケジュール作成を完了します。

注：

定期ミーティングではないミーティングのIDは、ミーティングがスケジュールされてから30日後に期限切れになります。30日以内であれば、同じミーティングIDのミーティングを何度でも再開できます。
定期ミーティングのIDは、最後にミーティングが開始されて365日後に期限切れになります。利用されていたミーティングIDは他のミーティングで再利用されます。
スケジュールされたミーティングは、スケジュールされた時刻の前であれば、いつでも開始でき、参加URLは以下の条件を満たさない限り、期限切れ、または無効にはなりません。
- スケジュールから30日以上経過している(定期ミーティングではない場合)
- 最後の利用から365日以上経過している(定期ミーティング場合)
- スケジュールしたユーザーのZoomアカウントが削除されている
インスタントミーティングのリンクは、ミーティングが終わると同時に無効化されます。

この記事はScheduling meetingsを元に作成されました。

__________________________________________________________________________

Zoomに関するご要望はこちらから

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください

※こちらにご記入いただいた内容は外部公開はされません
※お問い合わせフォームではございませんので、回答が必要なご質問については営業/ 当社サポートまでお問い合わせください

概要

目次

Zoomデスクトップアプリからのスケジュール

Webポータルからのスケジュール

Zoomモバイルアプリからのスケジュール

Zoomに関するご要望はこちらから

関連記事