Zoom Phoneを利用していると、デスクから離れており不在だった等の要因にて内線着信に応答できないケースが発生することがあります。一般的なビジネスフォンでは、このような場合に他のメンバーが自席の端末から代わりに応答できる「内線代理応答(ピックアップ)機能」が備わっていることが多いですが、Zoom Phoneではこの機能が実装されていません。
本記事では、Zoom Phoneでこのピックアップ機能を代替・再現し、不在時でも他メンバーでの応答を可能にするための設定方法を3つご紹介いたします。
パターン1：オーバーフロー設定を行う
一つ目の設定方法はユーザー側の設定にて通話に応答がない際のルーティング設定を行うといったものになります。
Zoom Phoneではユーザー毎に、通話に応答がない場合、また他の通話に対応している場合のルーティング先を指定することが可能です。
プルダウンから[別の内線に転送]を選択、転送先としてコールキューを指定してそのコールキューに代理応答を行う予定のメンバーを追加することで、他メンバーでの代理応答が可能になります。
(転送先としてユーザーを指定して設定することも可能です)
このパターンの注意点として、着信への応答がなく転送を行う場合はユーザー毎に設定されている[最大待機時間]が経過してから転送される仕様となります。
こちらは最短で15秒までしか設定できないので、その点をご注意ください。
パターン2：グループコールピックアップ機能を利用する
Zoom Phoneのグループコールピックアップ機能を利用することで、グループ内のメンバー宛の着信に応答がない場合、他メンバーに着信通知が行われます。
上記の着信通知より、グループ内メンバー宛の着信に対して代理で応答が可能です。
このパターンで設定を行う場合、以下の点についてご注意ください。
- メンバー宛の着信に応答がない場合、グループ内の他メンバー全員に対して着信が行われます。
これにより業務が阻害される可能性がございます。 - グループコールピックアップの設定にて、着信があってから何秒後にグループ内メンバーに着信通知が行われるかを設定することが可能です。
ただ上記パターン1にて記載している最大待機時間の設定によってはピックアップが実質不可能となる場合があります。
例:グループコールピックアップの遅延設定が10秒、最大待機時間が15秒の場合、ピックアップが可能なのは着信から10~15秒経過時の5秒間のみとなります。
グループコールピックアップの詳細についてはこちらの記事もご確認ください
パターン3：代理通話を利用する
Zoom Phoneにおける代理応答権限を他ユーザーに割り当てることで、割り当て元ユーザーへの着信があった際に割り当て先のユーザーの方で対応を行うことが可能です。
こちらの代理通話の利用ケースとしては秘書のような方が当人に代わって着信への対応を行うといったような場合が想定されています。そのため不在応答があった場合に他メンバーにて代理で応答を行うといった用途には若干そぐわないものとなります。
ただ機能としては特定ユーザーの代理として着信に応答することが可能であり、また権限の委任状況によってはそのユーザーの代理で通話をかけるといったことも可能となっています。
代理通話の詳細についてはこちらの記事もご確認ください
まとめ
本記事の冒頭にて記載した通り、従来のビジネスフォンに備わっている「内線代理応答(ピックアップ)機能」はZoom Phoneでは標準では実装されていない機能となります。
上記3パターンの設定方法にて同機能に近しいZoom Phoneの運用が可能ですが、各設定にはそれぞれ向き不向きがあります。Zoom Phoneを利用するチームでの運用方式にあった設定を検討、実施してください。
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