はじめに

Zoom Phoneを利用して外線電話に当番制で対応する運用は、組織の働き方(オフィス勤務かリモート勤務か)によって適切な設定が異なります。本記事では、それぞれのシチュエーションに応じた設定方法とその特徴をご紹介します。

オフィス勤務を前提とする場合

オフィス中心の働き方の場合は、固定電話を利用し、共用エリア電話設定を行う方法が最適です。

設定方法

• 必要な電話機の台数分のZoom Phone共用エリアライセンスを用意します。
• Zoom Webポータルの[電話システム管理]>[ユーザーとルーム]>[共用エリア]で固定電話の割り当てを行い、外線番号をそれぞれの固定電話に紐付けます。詳細は以下の記事をご確認ください。
  参照記事：共用エリアの管理

メリット

• 各電話機にて外線電話の管理を行うため、シンプルかつ容易な運用が可能であり、運用ミスを防ぎやすいです。

リモート勤務を想定する場合

リモート勤務が必要な場合、全ユーザにZoom Phone Proライセンスを付与し、コールキューまたは共有回線グループを活用する運用をおすすめします。

設定方法

• Zoom Phone管理ポータルで[電話システム管理]>[コールキュー]または[共有回線]を設定し、当番のメンバーを登録します。設定の詳細は以下の記事をご確認ください。
  
  • コールキュー：コールキューの管理
  • 共有回線：共有ライングループの設定
• 各ユーザーは、ZoomデスクトップクライアントやZoomモバイルアプリで当番のタイミングのみコールキューや共有回線グループの通知をオンにします。
  
  または、以下のように取り込み中時間を設定することで昼休みなど設定することも可能です。
  
  詳細についてはこちらをご確認ください。
• 営業時間設定を活用し、営業時間外の着信を自動拒否することも可能です。
  参照記事：営業時間とオーバーフロー設定の変更

メリット

• リモート環境での対応が可能なため、当番の方がオフィスにいる必要がなくなります。
• ユーザー側で柔軟に着信通知を切り替えられるため、必要なときだけ通知を受け、対応する運用が可能です。

オフィス勤務とリモート勤務のハイブリッド対応

オフィス勤務とリモート勤務が混在する場合には、次のような運用方法を組み合わせることで効率的に対応できます。

オフィス勤務の場合

当番のユーザーは以下の設定を行い、オフィスの共用エリア電話を中心に対応します。

• Zoomアプリケーションでの通知をオフ
  Zoomアプリケーションで通知をオフにします。
  
  これにより、共用エリア電話のみで着信を受け取ることができます。
• 共用エリア電話で対応
  共用エリア電話にZoom Phone共用エリアライセンスを割り当て、当番の方がその電話で外線対応を行います。
  また、電話機をオフィスの決まった場所に設置し、他のスタッフが利用しないよう管理します。

リモート勤務の場合

当番のユーザーは以下の設定を行い、自身のPCやスマートフォンで対応します。

• Zoomアプリケーションでの通知をオン
  Zoomアプリケーションで着信通知をオンに設定します。
  リモート環境でも外線電話が受け取れるようになります。
• 営業時間外設定
  必要に応じて、Zoom Webポータルで当番の営業時間を設定し、それ以外の時間帯には着信を自動拒否またはボイスメールに転送します。

ポイント

• 切り替え方法の柔軟性
  オフィス勤務時とリモート勤務時で着信通知の設定を切り替えることで、スムーズな当番交代が可能です。

• バックアップ体制
  共用エリア電話に複数の当番を登録したり、リモート時に他のメンバーが補完的に対応する体制も取れます。

メリット

• オフィスとリモートのどちらでも、確実に外線電話を受けられる体制を構築できます。
• オフィス勤務中は共用エリア電話を使用することで、シンプルな運用が可能です。
• リモート勤務時には個人デバイスを活用することで柔軟な対応が可能です。

まとめ

Zoom Phoneを活用して外線電話を当番制で利用する場合、組織の働き方に応じて運用方法を柔軟に設定することが可能です。オフィス勤務に限定される場合は共用エリア電話の利用が効率的ですが、リモート勤務を想定する場合はProライセンスの付与とコールキュー設定が便利です。
組織のニーズに合わせた設定を選び、円滑な運用を実現してください。

さらに詳細な設定やご相談が必要な場合は、サポートまでお気軽にご連絡ください。

弊社お問い合わせ窓口：https://collab.sojitz-ti.com//contact/

__________________________________________________________________________

Zoomに関するご要望はこちらから

今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください

※こちらにご記入いただいた内容は外部公開はされません
※お問い合わせフォームではございませんので、回答が必要なご質問については営業/ 当社サポートまでお問い合わせください