Zoom Schedulerを利用すると、Zoomプラットフォームを通じてユーザーのカレンダーと接続し、参加者向けの空き時間枠を生成して、双方のカレンダーから希望の時間を選択することができます。またメール通知をカスタマイズすることもできます。Zoom Schedulerは、Google、Office 365、Zoom Mailの各サービスをサポートしており、それらのカレンダーに基づいて空き時間を生成することができます。Zoom Schedulerは、Zoom Mail、カレンダー、ミーティングなどの各Zoomサービスとシームレスに統合されているため、スケジューリングの効率化によって時間の節約にも役立ちます。
本機能の詳細に関しては、以下の記事もご確認ください。
注: Zoom SchedulerはユーザーのデフォルトのZoomミーティング設定を読み取り、利用します。
この記事は以下の内容を含んでいます。
前提条件
- Zoom Schedulerアドオン
- Zoom Schedulerが有効になっていること
- Windows, macOS, Linux用Zoomデスクトップアプリ: グローバル最小バージョン以上
- iOS, Android用Zoomモバイルアプリ: グローバル最小バージョン以上
- Zoom Webポータル
制限事項
- Zoom Schedulerは現在、一度に一つのカレンダーサービスとの連携のみサポートしています。
- Zoom Schedulerはすべての地域で利用可能ですが、英語のみサポートしています。
Zoom Schedulerにアクセスする
Windows | macOS
- Zoomデスクトップアプリにサインインします。
- [スケジューラー]タブを選択します。
Web
- Zoom Webポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューより[スケジューラー]を選択します。
スケジュールの予約を作成・管理する
スケジュール予約を作成することで、参加者は空き状況を確認し、お互いに都合の良い時間を予約することができます。定期的なスケジュールを作成する際には特定の日付まで繰り返す設定や、無期限で繰り返す設定が可能です。さらに、予約ページの写真と名前は、現在のZoomプロフィール写真および名前と一致します。
定期的なスケジュール予約とカスタムのスケジュール予約では予約用のリンクが生成され、ホストによって他の人と共有されます。定期的なスケジュール予約に対するリンクはホスト側の予約プロフィールページからもアクセス可能です。定期的なスケジュール予約用のリンクはホスト側でそのスケジュール予約を有効にしている限り利用可能ですが、カスタムスケジュール予約のリンクは設定された空き時間枠の日付以降は失効し、そのリンクへのアクセスができなくなります。
予約を作成する
- Zoomデスクトップアプリにサインインした後、[スケジューラー]タブを選択します。
- 画面上部のプルダウンで[マイスケジューラー]が選択されていることを確認します。
- 画面左上の+アイコンを選択するとポップアップが表示されます。
- ポップアップウィンドウより、作成したいスケジュールタイプを選択します。
- 予約ページを作成する: 通常形式での予約として4つのスケジュールタイプから選択を行います
- 1対1:1名の参加者とのミーティングをスケジュールします。ホストが許可すれば、出席者は予約時に他のゲストを追加することができます。
- 1対多:複数の参加者とのミーティングをスケジュールします。完全な出席者リストはカレンダーの招待では表示されません。
- 任意のホストが対応可能:1名の参加者とのミーティングをスケジュールします。チーム内の複数メンバーにて交代でミーティングのホストを担当することが可能です。
- 全てのホストが対応可能:1名の参加者とのミーティングをスケジュールします。複数のホスト担当者を設定することが可能であり、設定されたホストすべてが対応可能である必要があります。
- ワンオフのミーティング:通常時のスケジュール予約とは別に、一度限りのミーティング予約枠を作成します。
- 予約枠の投票:ミーティング予約の作成前に、設定された予約枠に対する投票を行います。参加者側の投票結果を確認した後、正式なミーティングスケジュールを作成します。
- 予約ページを作成する: 通常形式での予約として4つのスケジュールタイプから選択を行います
- スケジュール作成の設定が完了したら、完了をクリックしてこのスケジュールを保存します。
作成されると、この予約カレンダー用のリンクが生成され、参加者側に共有することができます。
(オプション)予約リンクの下にある、[1回限りのリンクを生成する]チェックボックスを選択することが可能です。
この項目を有効にすると、参加者がリンクからイベントを予約した後にそのリンクは失効し、新たにスケジュールの予約が行えなくなります。
Webポータルの場合
以下画像赤枠の[新しい予約ページ]を選択し、上記と同様の手順にてスケジュール作成が可能です。
スケジュール予約をフィルタリングする
予約ページの検索バーの横にあるアイコンを選択することで、以下のように各タイプごとにスケジュール予約のフィルタリングを行うことが可能です。
Webポータルの場合
こちらも同様に予約ページの検索バーの横にあるアイコンを選択し、フィルタリングを行うことが可能です。
既存のスケジュール予約を変更する
-
上記セクションの手順にてスケジュール予約を作成すると、以下の様にスケジュール予約が表示されます。
- スケジュール予約情報の右上にある歯車アイコンをクリックします。
以下の各項目を選択し、既存のスケジュール予約を変更することが可能です。
スケジュール予約を編集する
[編集]を選択することで、既存のスケジュール予約を編集することが可能です。
編集が完了したら[終了]を選択して編集内容を保存します。
スケジュール予約の権限を編集する
[権限を編集]を選択することで、ホスト以外のユーザーに対し権限を与えることが可能です。
権限を与えたいユーザーを追加し、ドロップダウンメニューから以下の権限を与えることが可能です。
- 閲覧のみ:ユーザーはマイスケジュールのページからそのイベントカードを確認できます。
- 編集可能:ユーザーは該当のスケジュールに対し編集を行うことが可能です。
- オーナーシップを譲渡する:スケジュール予約の所有権を譲渡すると、あなたはイベントオーナーではなくなります。ユーザーはスケジュールの設定や権限を編集することができます。またこのスケジュールを削除することも可能になります。[はい]をクリックして確定します。
(オプション)右側のごみ箱アイコンを選択することで、そのユーザーの権限を削除することが可能です。
設定が完了したら[保存]を選択します。
スケジュール予約を削除する
[削除]を選択することでそのスケジュール予約を削除することが可能です。
確認ポップアップが表示されるので、[削除]を選択して確定します。
注:この削除は恒久的なものなので、一度削除した予約を復元することはできません。またこの予約へのリンクに対しアクセスが行えなくなります。
スケジュール予約にメモを追加する
[メモを追加]を選択することで、その予約に対する関連情報を追記することが可能です。
注:このメモはホスト側からのみ確認可能です。
注:最大250字まで入力可能です。
スケジュール予約を複製する
[複製]を選択することで、既存の予約での設定内容を元とした予約を複製することが可能です。
編集画面が表示されるので、設定内容を確認後、[保存]を選択します。
スケジュール予約を有効化/無効化する
スケジュール予約を作成後、スケジュール予約の詳細や既に共有されているリンクを削除せず、一時的にそのスケジュール予約を利用しないようにしたい場合があるかと存じます。スケジュール予約の無効化を行うことで、一時的に公開ページからその予約が削除されます。
[アクティブ]の横にあるトグルを選択することで、その予約の状態を変更することが可能です。
無効にした予約については以下の様に[非アクティブ]と記載され、薄いグレーで表示されます。
Webポータルの場合
以下の様に作成されたスケジュール予約はWebポータルからも確認ができ、右上の歯車アイコンから各種設定の変更が可能です。
スケジュール予約を共有する
スケジュール予約を作成した後、参加者側でホスト側の予約状況を確認し、実際にスケジュールが行えるように参加者向けにページを共有する必要があります。ホストは特定のスケジュール予約へのリンクを共有したり、アクティブな状態の予約オプションを同時に表示するホスト側プロフィールへのリンクを共有することができます。
さらに、HTMLコードを使ってウェブサイト上にスケジュール予約を直接埋め込むことも可能です。
注:特定のスケジュール予約へのリンクにアクセスした場合、参加者は他のアクティブなスケジュール予約を見ることができません。
スケジュール予約のリンクを共有する
Zoom Webポータルにサインインし、[スケジューラ]タブを選択します。
以下の利用可能なスケジュール予約が表示されています。
-
予約プロフィール: 左側のバーより[予約ページ]を選択し、自身の名前の下にリンクが表示されています。これがメインプロフィールページのURLであり、右側のアイコンを選択することでそのURLをコピーすることが可能です。
このページには現在アクティブなスケジュール予約の一覧が表示されます。参加者はその一覧の中から任意のスケジュール予約を選択し、都合の良い時間の予約を行うことが可能です。
注:現在無効な状態のスケジュール予約は参加者側に表示されません。
-
特定のスケジュール予約:参加者はホスト側の予約状況を確認し、特定のスケジュール予約で許可されている時間枠を予約することができます。特定のスケジュール予約を確認する際、参加者は他のアクティブなスケジュール予約を見ることはできません。以下の方法で特定のスケジュール予約を共有します:
-
アクティブなスケジュール予約のボックスの下部にある共有アイコンをクリックします。
ポップアップウィンドウが表示されます。 -
共有ウィンドウで以下のタブにアクセスします：
-
[共有リンク]タブをクリックすると、そのスケジュール予約を行うための共有リンクが表示されます。
(オプション)予約リンクの下にある、[1回限りのリンクを生成する]チェックボックスを選択できます。選択した場合、予約を行った後該当のリンクは失効し、同じリンクからの予約が行えなくなります。 -
[QRコード]タブを選択すると、その特定のスケジュール予約を行うためのQRコードが発行されます。QRコード画像のダウンロード、もしくはクリップボードにコピーを行うことが可能です。
-
[メールに追加]タブを選択すると、日時をコピーしてEメールに貼り付け、イベントの空き状況を送信することが可能です。
- カレンダーから日付を選択します。
-
右側のパネルで、対応可能な時刻を選択します。
-
[続行]を選択します。
メールのプレビューが表示されます。 -
[クリップボードにコピー]を選択することで、選択した日時の予約用リンクをコピー可能です。コピーした内容をメール本文に添付し、送信を行います。
(オプション)日時を編集するには、[編集]をクリックします。
-
[ウェブサイトに追加]タブをクリックして、HTMLにコードを埋め込み、スケジュールの予約ページを表示します。また、予約ページの外観をカスタマイズすることもできます。
-
[共有リンク]タブをクリックすると、そのスケジュール予約を行うための共有リンクが表示されます。
- 招待メールやメールの署名にリンクを追加するなど、お好みの方法でリンクを連絡先と共有してください。
-
アクティブなスケジュール予約のボックスの下部にある共有アイコンをクリックします。
Webポータルの場合
Zoom Webポータルの画面からも上記と同様に予約プロフィール用のリンク、また特定のスケジュール予約に対する共有を表示させることが可能です。
予約済みのスケジュールを表示する
参加者側でスケジュールの予約が行われると、カレンダーイベントが自動的に接続されたカレンダーサービスに追加され、その時間帯は他参加者から確認が不可能になります。カレンダーだけでなく、スケジューラー側から直接、予定されているスケジュール予約を管理することもできます。
- Zoomデスクトップアプリより、[スケジューラー]タブを選択します。
- ナビゲーションメニューの[スケジュールされたイベント]タブをクリックします。
- [予定されているスケジュール]、[過去]、[キャンセル済み]に分かれて下に表示されます。
- [予定されているスケジュール]タブに表示される予定については、以下の情報とオプションを表示し、管理します:
- 日時
- 予約の名前:これはスケジュール予約名に基づいています。
- 出席者:このスケジュールの参加予定者が表示されます。出席者の名前の下に、予約時に入力されたメールアドレスが表示されます。
- 再スケジュール:予約したセッションのスケジュールを変更します。参加者側と同じカレンダーが表示され、日時を再選択することができます。
- 新しい日時を選択すると、参加者側にリスケジュールの理由についてのメッセージを追加することができます。
- 再スケジュールをクリックして確定します。
再スケジュールされたスケジュールの参加者にはメールで通知されます。
- スケジュールをキャンセル:スケジュールされたセッションをキャンセルする場合はクリックします。[確認]をクリックしてキャンセルを確定します。
Webポータルの場合
Webポータル上からも同様に、[スケジュールされたイベント]を選択して作成された予約を確認、編集することが可能です。
この記事は「Getting started with Zoom Scheduler」を元に作成されました。
__________________________________________________________________________
Zoomに関するご要望はこちらから
今後のコンテンツやサービスの検討のため、ぜひ忌憚なきご意見をお寄せください
※こちらにご記入いただいた内容は外部公開はされません
※お問い合わせフォームではございませんので、回答が必要なご質問については営業/ 当社サポートまでお問い合わせください