Zoom Schedulerは、Zoomプラットフォームを活用してユーザーのカレンダーに接続して対応可能な空き時間枠の生成を行います。参加者側はこの空き時間枠を確認し、両者にとって都合の良いスケジュール選択が可能になります。この記事では、Zoom SchedulerをGoogle、Office 365、Zoom Mailの各サービスと連携させ、それらカレンダーのスケジュール状況に基づき空き時間枠を生成可能にする方法を記載します。Zoom Schedulerは、Zoomのメール、カレンダー、ミーティングといった各サービスにシームレスに統合されているため、どのユーザーもZoom Schedulerを活用してスケジューリングを効率化し、時間の節約に寄与します。

本機能の詳細に関しては以下の記事もご確認ください。

• Scheduling made easy with Zoom Scheduler | Zoom
• Zoom Schedulerを使い始める

この記事は以下の内容を含んでいます。

• Zoom Schedulerの設定で[アカウント]タブにアクセスする
• Zoom Schedulerと各メールサービスを接続する
  • Zoom Mailの場合
  • Googleカレンダーの場合
  • Outlookカレンダーの場合
• カレンダーサービスアカウントを管理する
  • キャンセル設定を管理する
  • 空き状況を管理する
• 別のカレンダーサービスをプライマリとして設定する
  • プライマリアカウントの設定を編集する
• スケジュールの競合を確認する

前提条件

• Zoom Schedulerが有効になっていること
• Zoom Webポータル

制限事項

• Zoom Mailクライアント等の他Zoomサービスにて既にカレンダーサービスを接続している場合でも、Zoom Schedulerの利用に際し、再度カレンダー接続を行う必要があります。

Zoom Schedulerの設定で[アカウント]タブにアクセスする

1. Zoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューで、[スケジューラー]をクリックします。
3. 右上の[設定]をクリックします。
   
4. [アカウント]タブをクリックします。
   現在接続しているカレンダーアカウントが表示されます。
   

Zoom Schedulerと各メールサービスを接続する

Zoom Webポータルにて[スケジューラー]を選択すると、Zoom Schedulerのページが開きます。
初回アクセス時、カレンダーサービスとの接続を行うよう以下の様に表示されます。

利用したいカレンダーサービス毎に、以下手順を行いカレンダーサービスの連携を行います。

Zoom Mailの場合

以下のアクションを実施してください。

1. [Zoom MailとZoom Calendar]の項目にある[接続]を選択します。
   • Zoom Mailアカウントが未作成の場合、Zoom Mailアカウントの作成画面に遷移します。
     手順に従いメールアドレスの設定を行ってください。
     
   • Zoom Mailアカウントが作成済みの場合、そのアカウントが自動的にZoom Scheduler側に接続されます
2. 接続が完了した後はデフォルトの予約枠を設定し、セットアップを行います。
   セットアップが完了次第スケジューラーの利用が可能になります。
   

Googleカレンダーの場合

以下のアクションを実施してください。

1. [Googleカレンダー]の項目にある[接続]を選択します。
   Googleアカウントへのサインイン画面に遷移しますので、接続を行いたいアカウントのメールアドレスでサインインを行います。
2. スケジューラー利用時に要求される権限を確認し、[Continue]を選択します。
   
3. 接続が完了した後はデフォルトの予約枠を設定し、セットアップを行います。
   セットアップが完了次第スケジューラーの利用が可能になります。

Outlookカレンダーの場合

以下のアクションを実施してください

1. [Outlookカレンダー]の項目にある[接続]を選択します。
2. O365アカウントへのサインインを行います。
3. スケジューラー利用時に要求される権限を確認します。
4. [許可]を選択し、Outlookアカウントに対するアクセス許可を行います。
5. 接続が完了した後はデフォルトの予約枠を設定し、セットアップを行います。
   セットアップが完了次第スケジューラーの利用が可能になります。

注: スケジューラーとカレンダーサービスの接続を行った後に正常な動作が行えなくなった場合、スケジューラ側での再認証が必要です。

カレンダーサービスアカウントを管理する

カレンダーサービスを切断したり、別のカレンダーサービスに切り替えたりする必要がある場合は、スケジューラーの設定から行うことができます。

1. スケジューラーの[設定]項目から[アカウント]タブを選択します。
2. 以下の設定を行うことが可能です。
   • [別のアカウントを追加する]を選択することで、別のカレンダーサービスを接続することが可能です。上記と同様の手順にて接続を実施してください。
     注:複数のカレンダーサービスをスケジューラーと同期させることが可能です。予約を作成する際、どのサービスとの紐づけを行うか選択することができます。
   • 接続済みのカレンダーサービスの横にある三点リーダー[…]を選択することで以下のオプションを選択可能です。
     • [再認可]を選択することで、再接続を行うことが可能です。カレンダーサービスとスケジューラ間の接続に関する問題のトラブルシューティング手順として有用です。
       注: 現在はOffice365アカウントにのみ適用されます。
     • [切断]を選択することで、スケジューラからカレンダーサービスを切断します。

キャンセル設定を管理する

スケジューラーと各カレンダーサービスは同期されており、カレンダーサービス側で予定がキャンセルされた際、スケジューラーはそれを検知します。カレンダー側でのキャンセルが行われた場合、スケジューラー側もそれに同期する形で対応するスケジュールを削除し、キャンセルメールを送信するよう設定が可能です。

1. Zoom Webポータルより[スケジューラー]を選択します。
2. 右上の設定を選択し、その後[アカウント]タブを選択します。
   管理したいカレンダーサービスを選択します。
3. 以下のようにポップアップウィンドウが表示されます。
   
   上記赤枠の[カレンダーで削除または拒否された場合, Zoom Schedulerイベントをキャンセルします]の横にあるチェックボックスを選択または選択解除します。
4. 保存をクリックします。
   上記の[キャンセルを同期]設定が保存されます。

空き状況を管理する

スケジュールを作成する際、異なるイベントタイプを含めるか除外するかを決定できます。ユーザーは、スケジューラー側で異なるタイプのイベント(例：受理されたイベント、辞退されたイベント、営業時間外など)をビジー状態として扱うかどうかを設定できます。

注:この設定はOffice365アカウントにのみ適用されます。

1. Zoom Webポータルより[スケジューラー]を選択します。
2. 右上の設定を選択し、その後[アカウント]タブを選択します。
3. [競合の有無をチェックする]の項目にて、設定を行うO365カレンダーを選択します。
   ポップアップ ウィンドウが表示されます。
4. [イベントタイプ]のタブを選択し、重複予約を防ぐために競合をチェックしたいイベントタイプを選択します。
   
   [保存]をクリックします。
   予約状況が更新されます。予約可能なスケジュール作成ページでは、選択したイベントタイプを [予約可能]とするかどうかを設定することができます。

別のカレンダーサービスをプライマリとして設定する

上述の通り、スケジューラーに対し複数のカレンダーサービスを同期させることが可能です。予約を作成する際、どのサービスとの紐づけを行うか選択することができます。

1. スケジューラーに対しカレンダーサービスに接続し、それに加え1つ以上のカレンダーサービスの接続を追加で実施します。
2. スケジューラーの設定を選択した後、[アカウント]タブを選択します。
3. [接続されたアカウント]のセクションにて、プライマリにしたいアカウントにマウスカーソルを合わせ、[プライマリとして設定する]をクリックします。
   
   ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウでカレンダーを選択し、［プライマリとして設定する］をクリックします。
   
   アカウントタブにチェックマークアイコンが表示されます。すべてのスケジュールは、選択したプライマリーカレンダーに作成されます。

プライマリアカウントの設定を編集する

1. Zoom Schedulerの設定で[アカウント]タブにアクセスします。
2. [接続済みアカウント]で、プライマリアカウントとして設定されているカレンダーサービスの[編集]項目を選択します。
   
3. ポップアップウィンドウが表示されるので、以下の設定を編集します:
   
   
   • [カレンダーを選択する]の項目で、スケジュールされたイベントをどのカレンダーに書き込むかを選択します。
   • (オプション)[キャンセルを同期]の項目で、[カレンダーで削除または拒否された場合、Zoom Schedulerイベントをキャンセルします]チェックボックスを選択または選択解除します。
4. [変更を保存]を選択します。

スケジュールの競合を確認する

どのカレンダーにてスケジュールの競合を確認するかの設定を行います。

1. Zoom Schedulerの設定で[アカウント]タブにアクセスします。
2. [競合の有無をチェックする]で、各カレンダーの右側にあるトグルをクリックして、有効にします。
   有効にした場合、そのカレンダーのスケジュールの競合が確認されます。
3. トグルを有効にした後、設定を行いたいカレンダーサービス内の[編集]を選択します。
   
   ポップアップウィンドウが表示されます。
   
4. ポップアップウィンドウで、重複予約を防ぐために競合の有無を確認したいカレンダーのチェックボックスを選択します。
5. [保存]をクリックします。

上記設定で競合の有無の確認が有効になっている場合、対応するカレンダーのステータスを参照し、すでにスケジュールが入っている時間帯の予約枠が表示されなくなります。

この記事は「Connecting Zoom Scheduler to your email service」を元に作成されました

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