データ保持ポリシーにより、アカウントオーナーと管理者は、保持対象のデータ、データの保持期間、保持期間後のデータの削除方法に関するルールを設定できます。アカウントオーナーと管理者は、保持期間後にZoomシステム側でデータを自動的に削除するよう設定を行うことが可能です。
アカウントオーナーと管理者は、アカウント、グループ、および各Zoom Phoneユーザーといったレベルで任意のデータ保持ポリシーを設定し、ボイスメール、録音、および通話ログが自動で削除されるまでの期間を設定可能です。アカウントレベルにてデータ保持ポリシーを設定する場合、サイトレベルにて設定を行っている保持ポリシーは影響を受けず、サイト側の設定がサイト内のユーザーに適用されます。
管理者は、ボイスメール/ビデオメール、録音、SMSメッセージ、その他のデータがいつZoomシステム側で自動的に削除されたかを詳細な監査ログを通じて確認し、保持ポリシーに関するアクティビティを監視できます。保持ポリシーの変更と自動削除は、アカウントへの包括的な監視のために監査ログで追跡されます。このような詳細な管理により、アカウント内の特定のユーザーやグループ毎に異なるデータ保存要件を設定することが可能です。

この記事は以下の内容を含んでいます。

• Zoom Phoneのデータ保持ポリシーをアクティベートする
  • アカウント
• Zoom Phoneのデータ保持ポリシーを設定する
  • アカウント
  • グループ
  • サイト
  • 自動受付
  • コールキュー
  • 共有回線グループ
  • Zoom Phoneユーザー

前提条件

• Zoom Phoneライセンス
• 有料ライセンスプラン契約を行っているZoomアカウント
  注: スタンドアロン環境(ユーザーが1人のみのアカウント)は、グループ管理を使用できません。
• アカウントオーナーまたは管理者権限
• 以下レベルにてZoom Phoneの設定を行う場合は、それぞれ対応する権限が必要です:
  • グループレベルのポリシー設定: グループ設定権限
  • サイトレベルのポリシー設定: 電話のサイト管理者または電話のスーパー管理者ロール、または電話管理権限
  • アカウントレベルのポリシー設定: アカウント設定権限

注: デフォルトでは、電話サイト管理者ロールを持つZoom Phone管理者は、グループレベルのポリシーを変更するためのグループ管理へのアクセス権を持っていません。

Zoom Phoneのデータ保持ポリシーをアクティベートする

注:

• グループレベルのポリシーが有効になると、グループレベルのポリシー設定は、サイトレベルのポリシー設定よりも優先されます。
• 一度データ保持ポリシーが有効化されると、これを元に戻すことはできません。有効化には時間がかかる場合があります。
  新しいデータ保持ポリシーでは指定された期間(日単位)該当データをZoomシステム上に保持します。

アカウント

1. アカウント設定を編集できる権限を持つ管理者として、Zoom Webポータルにサインインします。
2. ナビゲーションメニューで、[アカウント管理]>[アカウント設定]の順にクリックします。
3. [Zoom Phone]タブをクリックします。
4. [一般]の下にある[保存期間後データを自動削除する]の設定を確認します。
5. [拡張保持ポリシーがアクティベートされていません]ボックスで[アクティベート]をクリックします。
   有効化すると、アカウント、グループ、および各内線レベルでデータ保持ポリシーの設定が可能になります。
   
6. 確認ウィンドウが表示されたら、[確認]を選択することでデータ保持ポリシーの有効化が行われます。
   これにより各データの保持期間が日数に変換されます。
   
    

Zoom Phoneのデータ保持ポリシーを設定する

アカウント

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除をアカウントレベルで設定することが可能です

1. 上記手順を参考に、Zoom Phoneのデータ保持ポリシーを有効にします。
2. [一般]セクション下の[保持期間後にデータを自動削除する]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
3. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
   
4. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
   注:[ボイスメール]が2つ記載されていますが、下の[ボイスメール]は[ビデオメール]となっております。
   
5. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
     
6. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
   
   • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
   • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
7. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
   
8. [保存]をクリックします。
9. (オプション)アカウント内のすべてのユーザーがこの設定を変更できないようにするには、ロックアイコンをクリックし、[ロック]をクリックして設定を確定します。
   

グループ

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各グループ内のユーザーに対し設定することが可能です。

1. グループ編集が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[ユーザー管理]>[グループ]を選択します。
3. 設定を行うグループを選択します。
4. [Zoom Phone]タブを選択します。
5. [一般]セクション下の[保持期間後にデータを自動削除する]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
6. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
   注:項目がグレーアウトしている場合、アカウントレベルで設定のロックが行われているため、そちらで解除を行う必要があります。
   
7. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
   注:[ボイスメール]が2つ記載されていますが、下の[ボイスメール]は[ビデオメール]となっております。
8. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
9. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
   • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
   • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
10. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
11. [保存]をクリックします。
12. (オプション)グループ内のすべてのユーザーがこの設定を変更できないようにするには、ロックアイコンをクリックし、[ロック]をクリックして設定を確定します。
    

サイト

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各サイトレベルで設定することが可能です。

注:これは複数のサイト設定を行っている場合に適用されます。

1. Zoom Phoneのサイト設定が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[電話システム管理]>[会社情報]を選択します。
3. 設定を行うサイトを選択します。
4. [ポリシー]タブを選択します。
5. [一般]セクション下の[保持期間後にデータを自動削除する]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
6. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
7. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
   注:[ボイスメール]が2つ記載されていますが、下の[ボイスメール]は[ビデオメール]となっております。
8. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
9. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
   • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
   • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
10. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
11. [保存]をクリックします。
12. (オプション)サイト内のすべてのユーザーがこの設定を変更できないようにするには、ロックアイコンをクリックし、[ロック]をクリックして設定を確定します。
    

自動受付

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各自動受付に対し設定することが可能です。

1. Zoom Phoneの自動受付設定が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[電話システム管理]>[自動受付]を選択します。
3. 設定を行う受付項目を選択します。
4. [ポリシー]タブを選択します。
5. [一般]セクション下の[保持期間経過後にデータを自動削除]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
6. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
7. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
8. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
9. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
   • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
   • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
10. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
11. [保存]をクリックします。

コールキュー

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各コールキューに対し設定することが可能です

注:これは複数のサイト設定を行っている場合に適用されます。

1. Zoom Phoneのコールキュー設定が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[電話システム管理]>[コールキュー]を選択します。
3. 設定を行うコールキュー名を選択します。
4. [ポリシー]タブを選択します。
5. [一般]セクション下の[保持期間後にデータを自動削除する]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
6. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
7. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
8. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
9. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
   • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
   • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
10. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
11. [保存]をクリックします。

共有回線グループ

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各共有回線グループに対し設定することが可能です。

1. Zoom Phoneの共有回線グループ設定が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[電話システム管理]>[共有回線グループ]を選択します。
3. [共有回線グループ]タブを選択します。
   
4. 設定を行う共有回線グループ名を選択します。
5. [ポリシー]タブを選択します。
6. [一般]セクション下の[保持期間経過後にデータを自動削除]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
7. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
8. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
9. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
10. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
    • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
    • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
11. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
12. [保存]をクリックします。

Zoom Phoneユーザー

以下の手順にて、データ保持期間後の自動削除を各Zoom Phoneユーザーに対し設定することが可能です。

1. Zoom Phoneのユーザー設定が可能な権限を有する管理者ユーザーにてZoom Webポータルにサインインします。
2. 左側のナビゲーションメニューにて[電話システム管理]>[ユーザーとルーム]を選択します。
3. [ユーザー]タブを選択します。
   
4. 設定を行うユーザー名を選択します。
5. [ポリシー]タブを選択します。
6. [一般]セクション下の[保持期間経過後にデータを自動削除]トグルをクリックして、機能を有効化します。
   
7. 確認ダイアログが表示されたら、[有効化]をクリックして変更を確認します。
8. [編集]をクリックして、Zoom Phoneの保存期間を選択します。
   
   注:[ボイスメール]が2つ記載されていますが、下の[ボイスメール]は[ビデオメール]となっております。
9. ポップアップウィンドウが表示されます。
   ウィンドウで、保存ポリシーを適用する機能を選択し、保存期間として特定の日数を入力します。
   注:
   • デフォルトでは保持期間は180日に設定されていますが、1～4000日の範囲で保持期間を選択できます。
   • 通話データの一部は電話システムに関するレポートの[請求ログ]内に保存されます
10. [保存期間後]でドロップダウンメニューをクリックし、以下のオプションから選択します
    • データのソフトデリート(論理削除): ソフト削除されたデータは、復元することも可能です。
    • データを永久に削除: 永久に削除されたデータの復元はできません。
11. (オプション)[保持期間後]のドロップダウンメニューで[データのソフトデリート(論理削除)]を選択した場合、その下の[その結果、自動的に完全削除されます]ドロップダウンメニューをクリックし、[実行しない]または完全削除までの日数を選択します。
12. [保存]をクリックします。

この記事は「Managing retention policy for Zoom Phone」を元に作成されました。

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