概要
アカウントオーナーおよび管理者は、AI Studioでミーティング要約テンプレートを有効化およびカスタマイズできます。これにより、ZoomMateライセンスを持つユーザーは、カスタムテンプレートに基づいて生成されたミーティング後のコンテンツを確認、編集、共有できるようになります。
テンプレートには、動的プレースホルダーや事前定義されたセクションが含まれており、各ミーティングのトーン、構成、重点項目に合わせた要約を作成できます。
管理者は、1対1のミーティング、スタンドアップミーティング、ブレインストーミングなど、一般的なミーティング形式に対応した既製テンプレートを選択できます。
また、AI Studioの画面から、次の操作を行えます。
- デフォルトテンプレートの設定
- 既存テンプレートのカスタマイズ
- ユーザーに対するテンプレートの非表示
- 組織のニーズに合わせた新しいテンプレートの作成
目次
前提条件
- Business、Business Plus、Enterprise、またはEducationアカウント
- ZoomMateライセンス
- アカウントオーナーまたは管理者権限
ミーティング要約テンプレートを有効化する方法
アカウント全体でミーティング要約テンプレートを有効化する
この設定では、アカウントオーナーまたは管理者が、アカウント内のすべてのユーザーに対してミーティング要約テンプレートを有効化できます。
- アカウント設定を編集する権限を持つ管理者として、Zoom Webポータルにサインインします。
- 右上隅にあるプロフィール写真またはイニシャルをクリックし、次に 「管理センター」をクリックします。
- [設定]>[Zoom AI]をクリックします。
- [ミーティング要約テンプレート]を有効化します。
- 確認ダイアログが表示された場合は[有効にする]をクリックします。
- 必要に応じて、ミーティング要約テンプレートを有効にした場合は、次の操作を行います。
- デフォルトのミーティング要約テンプレートを変更するには、［一般テンプレート］で次の操作を行います。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- 利用可能なミーティング要約テンプレートを確認します。
- アカウント全体のデフォルトとして設定するテンプレートのプレビュー画面右上で、［アカウントのデフォルトとして設定］の横にあるチェックボックスを選択し保存します。
- ［確認］をクリックします。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- ［Zoom AI Studioで要約テンプレートを管理］をクリックすると、ミーティング要約テンプレートビルダーにアクセスし、既存のテンプレートを管理できます。
- デフォルトのミーティング要約テンプレートを変更するには、［一般テンプレート］で次の操作を行います。
- 必要に応じて、アカウント内のすべてのユーザーがこの設定を変更できないようにするには、鍵アイコンをクリックし、［ロック］をクリックして設定を確定します。
特定のユーザーグループでミーティング要約テンプレートを有効化する
この設定では、アカウントオーナーまたは管理者が、特定のユーザーグループに対してミーティング要約テンプレートを有効化できます。
変更は、選択したグループのユーザーにのみ適用されます。
- グループを編集する権限を持つ管理者として、Zoom Webポータルにサインインします。
- 画面右上にあるプロフィール画像またはイニシャルをクリックし、［管理者センター］をクリックします。
- サイドメニューで［ユーザー］>［グループ］をクリックします。
- 一覧から対象となるグループ名をクリックします。
- ［製品設定を編集する］をクリックします。
- ［Zoom AI］タブ内>［ミーティング要約テンプレート］のトグルをクリックし有効化します。
- 確認ダイアログが表示された場合は、［有効にする］をクリックします。
注： 設定がグレーアウトしている場合、この設定はアカウントレベルでロックされています。設定を変更するには、アカウントレベルでロックを解除または変更する必要があります。 - 必要に応じて、ミーティング要約テンプレートを有効にした場合は、次の操作を行います。
- デフォルトのミーティング要約テンプレートを変更するには、［デフォルトの要約テンプレート］で次の操作を行います。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- 利用可能なミーティング要約テンプレートを確認します。
- このユーザーグループのデフォルトとして設定するテンプレートのプレビュー画面右上で、［グループのデフォルトとして設定］の横にあるチェックボックスを選択し保存します。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- ［Zoom AI Studioで要約テンプレートを管理］をクリックすると、ミーティング要約テンプレートビルダーにアクセスし、既存のテンプレートを管理できます。
- デフォルトのミーティング要約テンプレートを変更するには、［デフォルトの要約テンプレート］で次の操作を行います。
- 必要に応じて、グループ内のすべてのユーザーがこの設定を変更できないようにするには、鍵アイコンをクリックし、［ロック］をクリックして設定を確定します。
ユーザが自分のミーティング要約テンプレートを有効化する
この設定では、個々のユーザーが自分のアカウントでミーティング要約テンプレートを有効化できます。
アカウント全体またはユーザーグループに対して管理者が設定をロックしていない限り、この設定の変更に管理者権限は必要ありません。
- Zoom Webポータルにサインインします。
- 画面右上にあるプロフィール画像またはイニシャルをクリックし、［マイアカウント］をクリックします。
- サイドメニューで［設定］>［Zoom AI］をクリックします。
- ［ミーティング要約テンプレート］のトグルをクリックし、有効化します。
- 確認ダイアログが表示された場合は、［有効にする］をクリックします。
注： オプションがグレーアウトしている場合、この設定はアカウントレベルまたはグループレベルでロックされています。ユーザー自身では変更できないため、Zoom管理者にお問い合わせください。 - 必要に応じて、ミーティング要約テンプレートを有効にした場合は、［デフォルトの要約テンプレート］で次の操作を行い、デフォルトテンプレートを変更します。
- 鉛筆アイコンをクリックします。
- 利用可能なミーティング要約テンプレートを確認します。
- 自分がホストするミーティングのデフォルトとして設定するテンプレートのプレビュー画面右上で、［デフォルトとして設定］の横にあるチェックボックスを選択します。
- ［保存］をクリックします。
ミーティング要約テンプレートを作成する方法
- アカウント設定を編集する権限を持つ管理者として、Zoom Webポータルにサインインします。
- ナビゲーションメニューで［製品設定］>［AI Studio］>［Zoom AI］をクリックします。
- ［カスタムテンプレート］タブをクリックし［テンプレートを作成］で、次のいずれかの操作を行います。
- 独自のテンプレートを作成する場合は、［最初から作成］をクリックします。
- 作成するテンプレートについて、簡単な説明を入力し［テンプレートを作成］をクリックします。
※入力した内容に基づいて、ミーティング要約テンプレートが生成されます。
- 作成するテンプレートについて、簡単な説明を入力し［テンプレートを作成］をクリックします。
- 既製テンプレートのギャラリーから選択する場合は、［すべてのテンプレート］をクリックします。テンプレートを選択した後、用途に合わせて内容をカスタマイズできます。
- 各テンプレートをクリックすると、生成される要約のサンプルをプレビューできます。
- 一般テンプレート： あらゆるミーティングについて、次のステップを含む簡潔で整理された要約を作成します。
- 1対1： 個別ミーティングの議題、課題、フォローアップアクションを記録します。
- 簡易連絡： チームの同期ミーティングにおける進捗、リスク、優先事項を記録します。
- ブレインストーミング： 提案されたアイデアを、重要なポイント、詳細、アクションアイテムとともに整理します。
- プロジェクトの最新情報： プロジェクトの状況、話し合われたその他のトピック、アクションアイテムを要約します。
- ディスカッション： 重要なポイント、各トピックの詳細、アクションアイテムを記録します。
- Q & A： 情報共有セッションで出された質問と、その回答をまとめます。
- カスタマーサクセス： 顧客とのやり取り、フィードバック、懸念事項、解決計画を記録します。
- ユーザーフィードバック： ユーザーから得られた意見、課題、改善提案を記録します。
- 講義の要約： 講義、プレゼンテーション、トレーニングセッションの主要な概念、学習目標、課題、補足資料を整理します。
- ［このテンプレートを使用］をクリックします。
- 各テンプレートをクリックすると、生成される要約のサンプルをプレビューできます。
- 独自のテンプレートを作成する場合は、［最初から作成］をクリックします。
- ［編集］ウィンドウで、次の操作を行います。
- 必要に応じて、テンプレートを表す［アイコン］を選択します。
- テンプレート名を入力します。
- 必要に応じて、テンプレートの目的や内容をまとめた説明を入力します。
- ［使用できるユーザー］で、テンプレートの使用権限を設定します。
- ［保存］をクリックします。
-
必要に応じて、各テンプレートセクションを設定します。
- 見出しまたは説明文を編集します。
- サブセクションを追加するには、プラスアイコンをクリックします。
- セクションの長さを調整するには、［長さ］ドロップダウンメニューをクリックし、［長い］、［標準］、または［短い］から選択します。
- セクションを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。
注： ミーティング要約テンプレートをテストまたは公開するには、少なくとも1つのセクションを含める必要があります。
- 必要に応じて、［セクションを追加］をクリックし、テンプレートに新しいセクションを追加します。
- ［テスト］をクリックし、ミーティング文字起こしのサンプルプレビューを生成します。
- 必要に応じて、［自分のミーティングを使用してテスト］をクリックすると、スケジュール済みのミーティングを使用して文字起こしのプレビューを生成できます。ミーティングを検索するか、今日または昨日にスケジュールされたミーティングから選択します。
- ［公開］をクリックし、確認画面でもう一度［公開］をクリックします。
- ［OK］をクリックします。
公開後、公開範囲に含まれるユーザーはこのテンプレートをミーティング要約に使用できるようになります。
既存のミーティング要約テンプレートを管理する方法
アカウントオーナーおよび管理者は、Zoom Webポータルで既存のミーティング要約テンプレートを管理できます。
次の操作が可能です。
- 既存テンプレートの編集
- テンプレートを使用できない状態にする公開解除
- テンプレートの完全な削除
- テンプレートごとの使用権限の設定
注： すべてのテンプレートはアカウント管理者に表示され、いつでも編集できます。
ミーティング要約テンプレートを編集する
- Zoom Webポータルにサインインします。
- 管理センターへアクセスし［製品設定］>［AI Studio］>［Zoom AI］をクリックします。
- ［カスタムテンプレート］タブをクリックし、変更するテンプレートをクリックします。
- 必要に応じてテンプレートを編集します。
- ［テスト］をクリックし、ミーティング文字起こしのサンプルプレビューを生成します。
- 必要に応じて、［自分のミーティングを使用してテスト］をクリックすると、スケジュール済みのミーティングを使用して文字起こしのプレビューを生成できます。ミーティングを検索するか、今日または昨日にスケジュールされたミーティングから選択します。
- 必要に応じて、［自分のミーティングを使用してテスト］をクリックすると、スケジュール済みのミーティングを使用して文字起こしのプレビューを生成できます。ミーティングを検索するか、今日または昨日にスケジュールされたミーティングから選択します。
- ［公開］をクリックし、確認画面でもう一度［公開］をクリックします。
- ［OK］をクリックします。
公開後、ユーザーは編集したテンプレートをミーティング要約に使用できるようになります。
ミーティング要約テンプレートを公開解除する
ミーティング要約テンプレートを公開解除すると、新しいテンプレートを設定するまで、今後のすべてのミーティング要約で一般テンプレートが使用されます。
- Zoom Webポータルにサインインします。
- 管理センターの［製品設定］>［AI Studio］>［Zoom AI］>［カスタムテンプレート］タブをクリックします。
- 公開を解除する［公開済み］ステータスのテンプレートから、右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。
- ［公開解除］をクリックし、確認画面でもう一度［公開解除］をクリックします。
※公開解除されたテンプレートのステータスは[下書き]に変わります。
ミーティング要約テンプレートを削除する
テンプレートを削除すると、アカウント内のすべてのレベルでそのテンプレートを利用できなくなります。
- Zoom Webポータルにサインインします。
- 管理センターの［製品設定］>［AI Studio］>［Zoom AI］>［カスタムテンプレート］タブをクリックします。
- 削除するテンプレートの右側にある三点リーダーアイコンをクリックします。
- ［削除］をクリックし、確認画面でもう一度［削除］をクリックします。
ミーティング要約テンプレートの使用権限を設定する
管理者は、ミーティング要約テンプレートごとに使用権限を設定できます。アカウント全体でテンプレートを使用できるようにするか、特定のユーザーグループだけが使用できるようにするかを選択できます。
- Zoom Webポータルにサインインします。
- 管理センターの［製品設定］>［AI Studio］>［Zoom AI］>［カスタムテンプレート］タブをクリックします。
- 権限を変更するテンプレートをクリックします。
- ミーティングテンプレートの上部にある鉛筆アイコンをクリックします。
- ［使用できるユーザー］でテンプレートの使用権限を設定します。アカウント全体を選択するか、1つ以上のユーザーグループを選択できます。
こちらの記事は、「Creating and managing meeting summary templates as an admin」を基に作成しました。
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